Creación y gestión de clientes

1. Información de los clientes

La información de los clientes se encuentra en la pantalla principal de "Clientes". Arriba a la derecha encontrará el botón para crear un cliente. Allí podrá completar los datos de cada cliente y especificar las configuraciones de facturación.

Al hacer clic sobre un cliente, a la derecha aparecerá información útil sobre cada cliente, por ejemplo: datos personales, contratos activos, ubicación de los contratos, etc.

Al presionar el botón de "Búsqueda avanzada", se despliega una sección donde es posible utilizar filtros avanzados de búsqueda para navegar por sus clientes con facilidad y rapidez. También está disponible la función de "Búsqueda rápida", que utiliza filtros más simples.

2. Actualización masiva

La actualización masiva se utiliza de la siguiente manera: en primer lugar, seleccione los clientes que serán modificados; en segundo lugar, edite los campos que quiere actualizar y presione el botón "Actualizar masivamente". Esta acción modificará a todos los clientes que previamente seleccionó, junto con los campos que editó.

3. Crear o editar un cliente

Los datos requeridos se detallan a continuación:

  • E-mail de contacto: luego será utilizado por el cliente para ingresar al portal y recepción de notificaciones como; facturas emitidas, pagos realizados, notificaciones manuales, entre otros. Para que el sistema pueda mandar los correos electrónicos configurados, debe existir un correo electrónico en este apartado. Caso contrario, el sistema no enviará esos correos.
  • Nombre y Apellido: es el único campo obligatorio.
  • Teléfono fijo.
  • Provincia/Estado/Región.
  • Dirección: esta dirección solo figurará en las facturas.
  • Teléfono Celular.
  • ID Cliente Personalizable : puede utilizar este campo para colocar un ID personalizado en cada cliente.
  • Documento o cédula de identidad: según el país, puede ser el DNI, la cédula de identidad o cualquier otra denominación única utilizada en ese país.
  • Observaciones: podrá escribir alguna observación del cliente.
  • Vendedor: Si tiene vendedores creados, podrá seleccionar uno de la lista.
  • Recaudador: si tiene recaudadores creados, podrá seleccionar uno de la lista.
  • Zona: si tiene zonas creadas, podrá seleccionar una de la lista. (Las zonas se crean desde Configuración avanzada --> Zonas).

Siempre se pueden modificar los datos del cliente haciendo clic sobre el botón "Edit" del cliente seleccionado.

4. Correos electrónicos del cliente

En la pestaña de facturación podrá activar cuales mails quiere que se le envíen a ese cliente específicamente. Recuerde que para que el sistema envíe dichos mails, deberá existir un correo electrónico en la pestaña principal abajo de "Portal de Clientes".
El mail con la factura podrá ser enviado tanto al mail principal como a los mails agregados en Emails a notificar, pero el mail con el pago solo será enviado al mail principal.

Emails a notificar en el caso que desee enviar la factura a otros correos aparte del ingresado en la pestaña principal del cliente, podrá ingresarlos aquí. Recuerde que puede ingresar todos los que quiera siempre que estén separados sólo por una coma.

5. Facturación por cliente

Al momento de crear un cliente (o de editarlo), es posible activar la función de "Facturación". En caso de activar esta función, se desplegará un menú de opciones donde tendrá que completar todos los campos necesarios para activar el módulo de facturación en el cliente.

Si desea cambiar el ciclo de facturación individual a un cliente, le recomendamos revisar la siguiente guia Configuración del período de facturación .

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Cambiar individualmente el ciclo de facturación a un cliente

Tenga en consideración que si cambia el ciclo a un cliente, después no podrá filtrar a los mismos por día de facturación. Por esto recomendamos no cambiar el ciclo de facturación individual a los clientes.

Los datos que complete en esta sección afectarán a todos los contratos que posea el cliente. Es importante aclarar que, en caso de que el cliente tenga más de un contrato, el sistema generará una factura INDIVIDUAL por Contrato y no una factura única para todos los contratos del cliente. No es posible seleccionar cuáles contratos facturar y a cuáles no.

Los campos que se deben completar son:

  • Razón social: aquí se selecciona qué razón social será utilizada para facturar al cliente. Las razones sociales deben ser cargadas previamente, para mas información consulte la sección de Razón social y parámetros.

  • Condición de IVA: si se ha seleccionado una razón social de fantasía (sin validez legal), la condición de IVA también deberá ser de fantasía. En caso contrario, será necesario seleccionar una condición válida para esa razón social.

  • Tipo de factura: depende de los valores configurados en la condición de IVA y en la razón social.

  • Impuesto: puede elegir alguna de las opciones ya configuradas o crear impuestos personalizados desde la sección de "Parámetros". En caso de seleccionar un impuesto, los montos se verán de la siguiente manera:

Los campos de la Facturación por cliente se pueden observar en la siguiente imagen:

Debe ingresar el número tributario del cliente, esto deberá completarlo en el caso de que tenga facturación legal activa.

CUIT/CUIL (AR)
CC/CE/NIT (CO)
Cédula/RUC (EC)
RFC (MEX)

5. Vista general de un cliente

Haciendo clic en la lupa, puede acceder a una vista con toda la información de los clientes, como los datos personales, los contratos, las facturas, el consumo, los tickets y los artículos. También puede utilizar la barra de búsqueda para filtrar otros clientes por su nombre.

Es posible desactivar un cliente con el botón de "Borrar". Sin embargo, hay que tener en cuenta que no es posible eliminar un cliente de manera permanente, simplemente quedará en estado desactivado.

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Borrar Clientes

Le recordamos que no tiene que renombrar Clientes ni Contratos, ya que eso puede generar conflictos con la facturación.

6. Generación de contraseñas para Portal de Clientes

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IMPORTANTE

Para poder configurar este apartado, diríjase a la guía de Configuración del Portal de Clientes

En la vista de Clientes, encontrará un nuevo botón junto al de Editar:

Este botón cumple la funcionalidad de generar automáticamente un password y enviárselo al cliente vía email. El email al cual será enviado es el configurado en el siguiente apartado:

7. Búsqueda avanzada

El botón de "Búsqueda avanzada" le permitirá utilizar parámetros avanzados de búsqueda, como filtros por cliente, contrato y facturación.

8. Exportar listado de clientes

Si presiona los botones "Exportar a CSV" o "Exportar a Excel" (que se encuentran arriba a la derecha), podrá exportar todos los contratos o solo los contratos filtrados. El sistema creará el archivo y se lo enviará mediante correo electrónico al correo con el que esté en ese momento trabajando en el sistema.

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INFORMACIÓN QUE SERÁ EXPORTADA

ID cliente || Nombre || Observaciones || E-mail || Teléfono || Teléfono celular || Dirección || Barrio || Zona || Documento/cédula || Ciudad || Provincia/estado/región || Facturación habilitada || Tipo de factura || Condición impositiva || Número de identificación tributaria || Número de facturas impagas || Balance de facturas impagas || Información de Pasarelas de Pago || Creado el || Última modificación.

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