Creación y gestión de clientes

1. Información de los clientes

La información de los clientes se encuentra en la pantalla principal del menú Clientes. Arriba a la derecha encontrará el botón para Crear un cliente. Allí podrá completar los datos de cada uno y especificar las configuraciones de facturación.

Al hacer clic sobre un cliente aparecerá información útil sobre éste, por ejemplo: datos personales, contratos activos, ubicación de los contratos, etc.

Al presionar el botón de Búsqueda avanzada, se despliega una sección donde es posible utilizar filtros avanzados de búsqueda para navegar por sus clientes con facilidad y rapidez. También está disponible la función de Búsqueda rápida, que utiliza filtros más simples.

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2. Actualización masiva

Para utilizar la "Actualización masiva" primero debe seleccionar los clientes que quiera modificar. En segundo lugar, edite los campos que desea actualizar y presione el botón Actualizar masivamente. Esta acción modificará a todos los clientes que seleccionó, junto a los campos que editó.

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3. Crear o editar un cliente

Los datos requeridos para crear o editar un cliente son:

  • E-mail de contacto: e-mail que será utilizado por el cliente para ingresar al portal y para recibir notificaciones de facturas emitidas, pagos realizados, notificaciones manuales, entre otras. Para que el sistema pueda enviar los e-mails configurados, debe existir un correo electrónico en este apartado. Caso contrario, el sistema no los enviará.
  • Nombre y Apellido: es el único campo obligatorio.
  • Teléfono fijo.
  • Provincia/Estado/Región.
  • Dirección: esta dirección sólo figurará en las facturas.
  • Teléfono Celular.
  • ID Cliente Personalizable : puede utilizar este campo para colocar un ID personalizado en cada cliente.
  • Documento o cédula de identidad: según el país, puede ser el DNI, la cédula de identidad o cualquier otra denominación única utilizada en ese país.
  • Observaciones: podrá escribir alguna nota acerca del cliente.
  • Vendedor: si tiene vendedores creados, podrá seleccionar uno de la lista.
  • Recaudador: si tiene recaudadores creados, podrá seleccionar uno de la lista.
  • Zona: si tiene zonas creadas, podrá seleccionar una de la lista. (Las zonas se crean desde el Menú de Configuración avanzada > Zonas).

Siempre se pueden modificar los datos del cliente haciendo clic sobre el botón Editar del seleccionado.

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4. Correos electrónicos del cliente

En la pestaña de Facturación podrá activar cuáles e-mails desea que se le envíen a ese cliente específicamente. Recuerde que para que el sistema envíe dichos correos, deberá existir un correo electrónico en la pestaña principal, debajo de "Portal de Clientes".

El e-mail con la factura podrá ser enviado tanto al e-mail principal como a aquellos agregados en Emails a notificar, pero ese correo con el pago sólo será enviado al e-mail principal.

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Utilice Emails a notificar en el caso que desee enviar la factura a otros correos aparte del ingresado en la pestaña principal del cliente. Recuerde que puede colocar todos los que quiera, siempre separados sólo por una coma.

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Cómo gestionar cuando necesita poner el mismo correo electrónico a más de un cliente.

El sistema no permite que dos clientes tengan el mismo correo electrónico en la pestaña principal. En esta situación lo que puede hacer es agregar un número adelante del mail original y poner el mail correctamente en el apartado de emails a notificar.

Por ejemplo, si el mail que quiere ingresar es [email protected], en la pestaña principal ingresa [email protected] y en la casilla de emails a notificar ingresa [email protected]

5. Facturación por cliente

Al momento de crear un cliente (o de editarlo), es posible activar la función de "Facturación". En caso de activarla, se desplegará un menú de opciones donde tendrá que completar todos los campos necesarios para activar el módulo de facturación en el cliente.

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Cambiar individualmente el ciclo de facturación a un cliente

Tenga en consideración que si cambia el ciclo a un cliente, después no podrá filtrar a los mismos por día de facturación. Por esto recomendamos no modificar el ciclo de facturación individual a los clientes.

Si desea cambiar el ciclo de facturación individual a un cliente, le recomendamos revisar:

Los datos que complete en esta sección afectarán a todos los contratos que posea el cliente. Es importante aclarar que, en caso de que el cliente tenga más de un contrato, el sistema generará una factura INDIVIDUAL por contrato, y no una factura única para todos los contratos del cliente. No es posible seleccionar cuáles contratos facturar y a cuáles no.

Los campos que se deben completar en Facturación son:

  • Razón social: aquí se selecciona qué razón social será utilizada para facturar al cliente. Las razones sociales deben ser cargadas previamente, para mas información consulte:
  • Condición de IVA: si se ha seleccionado una razón social de fantasía (sin validez legal), la condición de IVA también deberá ser de fantasía. En caso contrario, será necesario seleccionar una condición válida para esa razón social.

  • Tipo de factura: depende de los valores configurados en la condición de IVA y en la razón social.

  • Impuesto: puede elegir alguna de las opciones ya configuradas, o crear impuestos personalizados desde la sección de "Parámetros". En caso de seleccionar un impuesto, los montos se verán de la siguiente manera:

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Ejemplo impuestos

Los campos de la facturación por cliente se pueden observar en la siguiente imagen:

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En el caso de que tenga facturación legal activa, debe ingresar el número tributario del cliente.

  • CUIT/CUIL (AR).
  • CC/CE/NIT (CO).
  • Cédula/RUC (EC).
  • RFC (MEX) .

5. Vista general de un cliente

Haciendo clic en el ícono de lupa puede acceder a una vista con toda la información de los clientes, por ej. los datos personales, los contratos, las facturas, el consumo, los tickets y los artículos. También puede utilizar la barra de búsqueda para filtrar otros clientes por su nombre.

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Es posible desactivar un cliente con el botón de Borrar. Sin embargo, hay que tener en cuenta que no es posible eliminar un cliente de manera permanente, simplemente quedará en estado desactivado.

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Renombrar clientes

Le recordamos que no debe renombrar clientes, ya que eso puede generar conflictos con la facturación.

6. Generación de contraseñas para Portal de Clientes

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IMPORTANTE

Para poder configurar este apartado, diríjase a la guía de Configuración del Portal de Clientes.

En la vista de "Clientes", encontrará un nuevo botón de llave junto al de Editar:

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Botón "Regenerar contraseña"

Este botón cumple la funcionalidad de generar automáticamente un password (contraseña) y enviárselo al cliente vía e-mail. El e-mail al cual será enviado es el configurado en el siguiente apartado dentro de "Básico":

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7. Búsqueda avanzada

El botón de Búsqueda avanzada le permitirá utilizar parámetros avanzados de búsqueda, como filtros por Cliente (ID, recaudador, barrio, etc.), Contrato (cobertura, plan, servidor), por Facturación (como razón social y método de pago) y por Pasarelas de pagos.

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Filtros de búsqueda avanzada por cliente

8. Exportar listado de clientes

Si presiona el botón Exportar (que se encuentra arriba a la derecha), podrá exportar todos los clientes o sólo los clientes previamente filtrados. El sistema creará el archivo y se lo enviará vía e-mail al correo con el que se encuentre logueado a la plataforma en ese momento.

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Menú Exportar Clientes

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INFORMACIÓN QUE SERÁ EXPORTADA

ID cliente || Nombre || Observaciones || E-mail || Teléfono || Teléfono celular || Dirección || Barrio || Zona || Documento/cédula || Ciudad || Provincia/estado/región || Facturación habilitada || Tipo de factura || Condición impositiva || Número de identificación tributaria || Número de facturas impagas || Balance de facturas impagas || Información de Pasarelas de Pago || Creado el || Última modificación.

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