1. Información de los clientes

La información de los clientes se encuentra en la pantalla principal del menú Clientes. A primera vista, verá información importante como: datos de contacto y de facturación. Si selecciona un cliente, verá un box a su derecha con varias pestañas:

• Detalles de Contrato y Nodos
• Gráfico de consumo
• Mapa del domicilio
• Pasarelas de pago asociadas
• Dispositivos (con el QR y link de acceso a la app Alerta Internet)
• Auditorías (resumen de las modificaciones sobre el cliente)

2. Crear o editar un cliente

Arriba a la derecha encontrará el botón Crear nuevo cliente. Allí podrá completar los datos de cada abonado y especificar las configuraciones individuales. Los datos requeridos en la pestaña Básico son:

Datos personales

Estos incluyen nombre, ID personalizable, teléfonos, documento, tipo de persona, e-mail y observaciones.

• Tipo de persona: despliega las opciones de "Otro", "Persona física" y "Persona jurídica". De acuerdo al que seleccione se requerirán distintos campos de nombres y apellidos. Encuentre las vistas a continuación.
• Documento o cédula de identidad: según el país, puede ser el DNI, la cédula de identidad o cualquier otra denominación única utilizada en ese país.
• E-mail de contacto: este e-mail será utilizado por el cliente para ingresar al portal y para recibir notificaciones de facturas emitidas, pagos realizados, notificaciones manuales, entre otras. Para que el sistema pueda enviar los e-mails configurados, debe existir un correo electrónico en este apartado. Caso contrario, el sistema no los enviará.

Datos de ubicación

Encontrará para completar los campos de la dirección que figurará en las facturas, ciudad, barrio y zona.

• Zona: permite seleccionar entre sus zonas creadas que agrupan clientes. Las zonas se crean desde el Menú de Configuración avanzada > Zonas). Más información en Agregar barrios y zonas.

Datos adicionales

En este último apartado podrá seleccionar entre:

• Vendedor: si tiene vendedores creados, seleccione el que quiera asignar a ese cliente.
• Recaudador: si tiene recaudadores creados, podrá seleccionar el que quiera asignar a ese cliente.

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Siempre puede modificar los datos del cliente haciendo clic sobre el botón Editar (lápiz)

Tipo de persona

Por defecto este campo se encontrará en Otro y sólo requiere completar el "Nombre" donde indicará el nombre completo del cliente.

La segunda opción de Persona Física (requerida por ejemplo para Efecty en Colombia), despliega más opciones que divide los contenidos del nombre completo del cliente. Estos son: nombre, primer nombre, segundo nombre, primer apellido y segundo apellido. Deben completarse mínimo 4 de estos campos.

En el caso de seleccionar Persona jurídicaa también se requiere solo el campo de Nombre.

3. Búsqueda avanzada de clientes

Al presionar el botón superior de Búsqueda avanzada, se despliega una sección donde es posible utilizar filtros avanzados de búsqueda para navegar por sus clientes con facilidad y rapidez.

Encontrará pestañas que reagrupan múltiples filtros por: Cliente, Contrato, Facturación, Pasarelas de pago y Actualización masiva.

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Recuerde limpiar los filtros para una nueva búsqueda.

Actualización masiva

Para actualizar masivamente sus clientes primero diríjase a la última pestaña de búsqueda Actualización masiva y seleccionar los clientes que quiera modificar en su listado. En segundo lugar, edite los campos con los filtros que desea actualizar para todos. Una vez seguro/a de las modificaciones presione Actualizar masivamente.

Esta acción modificará a todos los clientes que seleccionó, junto a los campos que editó. Más información en Actualización masiva de clientes

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Una vez realizados los cambios, NO se puede volver atrás

4. Facturación por cliente

Al momento de crear un cliente (o editarlo), pestaña Facturación. Al activar la primer función con ese mismo nombre, se desplegará un menú de opciones donde tendrá que completar todos los campos necesarios para activar el módulo de facturación en el cliente.

También puede encender/apagar:

• Informar después de pagar (la factura se informará a la entidad recaudadora, luego de haberse emitido y pagado. Emitida la factura, se enviará su comprobante)
• Estado automático (el estado de los contratos se cambiará automáticamente por el sistema)

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Cambiar individualmente el ciclo de facturación a un cliente

Tenga en consideración que si cambia el ciclo a un cliente, después no podrá filtrar a los mismos por día de facturación. Por esto recomendamos no modificar el ciclo de facturación individual a los clientes.

Si desea cambiar el ciclo de facturación individual a un cliente, le recomendamos revisar: Configuración del período de facturación

Los datos que complete en esta sección afectarán a todos los contratos que posea el cliente. Es importante aclarar que, en caso de que el cliente tenga más de un contrato, el sistema generará una factura INDIVIDUAL por contrato, y no una factura única para todos los contratos del cliente. No es posible seleccionar cuáles contratos facturar y a cuáles no.

Opciones de facturación

• Razón social: aquí se selecciona qué razón social será utilizada para facturar al cliente. Las razones sociales deben ser cargadas previamente, para mas información consulte Razón social y parámetros
• Condición de IVA: si se ha seleccionado una razón social de fantasía (sin validez legal), la condición de IVA también deberá ser de fantasía. En caso contrario, será necesario seleccionar una condición válida para esa razón social.
• Tipo de factura: depende de los valores configurados en la condición de IVA y en la razón social.
• Ciclo de facturación comienza el día y CUIT/CUIL.

En el apartado Agregar impuesto

• Impuesto: puede elegir alguna de las opciones ya configuradas, o crear impuestos personalizados desde la sección de "Parámetros". Consulte más en Impuestos

También encontrará una sección de Detalles de pago para seleccionar el método de pago.

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4. Botón deuda

El botón de deuda ($) se mostrará en rojo cuando el cliente tenga una deuda en sus pagos. Al hacer clic se abrirá la cuenta corriente mostrando el Balance, monto de crédito disponible en la cuenta y facturas impagas, y un listado de transacciones.

Correos electrónicos del cliente

Por último, también en la pestaña de Facturación, tiene la posibilidad de activar/desactivar dos tipos de Notificaciones: "Enviar correo con factura emitida" y "Enviar correo cuando se crea un pago".

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Para que el sistema envíe dichos correos, deberá existir un correo electrónico en la pestaña principal (Básico) del cliente.

El e-mail con la factura podrá ser enviado tanto al e-mail principal como a aquellos agregados en Emails a notificar, pero ese correo con el pago sólo será enviado al e-mail principal.

Utilice Emails a notificar en el caso que desee enviar la factura a otros correos aparte del ingresado en la pestaña principal del cliente. Recuerde que puede colocar todos los que quiera, siempre separados sólo por una coma.

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Cómo gestionar cuando necesita poner el mismo correo electrónico a más de un cliente.

El sistema no permite que dos clientes tengan el mismo correo electrónico en la pestaña principal. En esta situación lo que puede hacer es agregar un número adelante del mail original y poner el mail correctamente en el apartado de emails a notificar.

Por ejemplo, si el mail que quiere ingresar es [email protected], en la pestaña principal ingresa [email protected] y en la casilla de emails a notificar ingresa [email protected]

5. Vista general de un cliente

Haciendo clic en el ícono de lupa (Ver) puede acceder a una vista con toda la información de cada clientes, por ej. los datos personales, facturación y consumo del último día. También puede utilizar la barra de búsqueda para filtrar otros clientes por su nombre.

Borrar un cliente

Es posible desactivar un cliente con el botón de Borrar. Sin embargo, NO es posible eliminar un cliente de manera permanente, simplemente quedará en estado desactivado. Más información en Desactivar un cliente

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Renombrar clientes

No debe renombrar clientes, ya que eso puede generar conflictos con la facturación.

6. Generación de contraseñas para Portal de Clientes

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IMPORTANTE

Para poder configurar este apartado, diríjase a la guía de Configuración del Portal de Clientes.

En la vista de Clientes, encontrará el botón de Regenerar contraseña (llave):

Este botón cumple la funcionalidad de generar automáticamente un password (contraseña) y enviárselo al cliente vía e-mail.

8. Exportar listado de clientes

Si presiona el botón Exportar (que se encuentra arriba a la derecha), podrá exportar todos los clientes o sólo los aquellos previamente filtrados. Cliquee la opción deseada. El sistema creará el archivo, y se lo enviará vía e-mail al correo con el que ingresó a la plataforma.

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INFORMACIÓN QUE SERÁ EXPORTADA

ID cliente || Nombre || Observaciones || E-mail || Teléfono || Teléfono celular || Dirección || Barrio || Zona || Documento/cédula || Ciudad || Provincia/estado/región || Facturación habilitada || Tipo de factura || Condición impositiva || Número de identificación tributaria || Número de facturas impagas || Balance de facturas impagas || Información de Pasarelas de Pago || Creado el || Última modificación.

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