Configuración del período de facturación
Configuración del período de facturación
El sistema permite definir en qué día del mes comienza el período de facturación de cada cliente. A partir de ese día se arman los períodos y se calculan los vencimientos.
Este valor se configura en Clientes > editar el cliente > ventana Facturación > campo "Ciclo de facturación comienza el día", y admite valores del 1 al 28.
El día de ciclo aplica a todos los contratos del clienteEl día de inicio se configura a nivel del cliente, no del contrato. Si el cliente tiene varios contratos, el cambio los alcanza a todos y se hace efectivo a partir del próximo período a facturar.
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1- Cómo se arman los períodos
Ejemplo 1: el ciclo comienza el día 1
Con esta configuración, todos los períodos inician el primer día de cada mes y terminan el último día de ese mismo mes.
Para el año 2019, los períodos serían: el período 1 del 01/01/2019 al 31/01/2019; el período 2 del 01/02/2019 al 28/02/2019; el período 3 del 01/03/2019 al 30/03/2019, y así sucesivamente. Considerando todo el año, el sistema generará 12 facturas, cada una para su período correspondiente.
Ejemplo 2: el ciclo comienza el día 5
Si el ciclo comienza el día 5, los períodos ya no coinciden con el mes calendario: inician el día 5 de cada mes y finalizan el día 4 del mes siguiente.
Para el año 2019, los períodos serían: el período 1 del 05/01/2019 al 04/02/2019; el período 2 del 05/02/2019 al 04/03/2019; el período 3 del 05/03/2019 al 04/04/2019, y así sucesivamente.
Los períodos se desfasan respecto del mes calendarioComo se observa en la imagen, los períodos por facturar (marcados en rojo) están desplazados respecto del ejemplo anterior. El sistema ya no genera la factura los días 1, sino los días 5 de cada mes.
2- Cambiar el día de inicio del período
Cuando modifica el día de inicio, el sistema recalcula la fecha del próximo período. El resultado depende de si el nuevo día es posterior o anterior al día en que estaba parado el próximo período.
Verifique la fecha resultante antes de dar por hecho el cambioMover el día hacia atrás desplaza la facturación un período completo hacia adelante. Es la causa más frecuente de meses sin facturar. Revise siempre el resultado en Ver próximas facturas (ver punto 4).
2.1- Mover el día hacia adelante
Cuando el nuevo día es posterior al día en que estaba parado el próximo período, el período se reacomoda dentro del mismo mes.
Ejemplo. Un cliente factura el día 2. El período en curso va del 02/08 al 01/09, y el próximo período comenzaría el 02/09. Si el día de ciclo se cambia del 2 al 5:
| Antes del cambio | Después del cambio | |
|---|---|---|
| Día de ciclo | 2 | 5 |
| Inicio del próximo período | 02/09 | 05/09 |
| Días que quedan entre períodos | — | 02/09 al 04/09 (3 días) |
El desplazamiento es de pocos días y la facturación continúa en el mismo mes.
2.2- Mover el día hacia atrás
Cuando el nuevo día es anterior al día en que estaba parado el próximo período, el sistema no puede adelantar el ciclo, porque se superpondría con el período que ya fue facturado. En su lugar, desplaza el inicio al mes siguiente en el nuevo día.
Ejemplo. El mismo cliente factura el día 2. El período en curso va del 02/08 al 01/09, y el próximo período comenzaría el 02/09. Si el día de ciclo se cambia del 2 al 1:
| Antes del cambio | Después del cambio | |
|---|---|---|
| Día de ciclo | 2 | 1 |
| Inicio del próximo período | 02/09 | 01/10 |
| Días que quedan entre períodos | — | 02/09 al 30/09 (29 días) |
Un ajuste de un solo día puede correr la facturación un mes enteroEn el ejemplo anterior, adelantar el ciclo un día (del 2 al 1) hace que el cliente no tenga factura en septiembre: la próxima se genera el 01/10.
El monto no se pierde —los días pendientes se cobran en la factura siguiente, como se explica en el punto 3—, pero el cobro se demora un período completo. Si necesita facturar en el mes en curso, considere hacer el cambio en otro momento del ciclo.
En contratos con frecuencia mayor a la mensualEl desplazamiento es de un período completo según la frecuencia del contrato. En un contrato bimestral, mover el día hacia atrás corre la facturación dos meses; en uno trimestral, tres, y así sucesivamente.
3- Los días que quedan entre períodos no se pierden
Al cambiar el día de inicio quedan días en los que el cliente tuvo servicio pero que no entran en ningún período. Esos días no quedan sin cobrar.
El sistema los cobra de forma proporcional, como un ítem extra, en la siguiente factura que genere. Esa factura incluye entonces dos conceptos: el cargo del período normal y el cargo proporcional por los días pendientes.
Retomando los ejemplos anteriores:
| Cambio | Días pendientes | Dónde se cobran |
|---|---|---|
| Del día 2 al día 5 | 02/09 al 04/09 (3 días) | Ítem extra en la factura del 05/09 |
| Del día 2 al día 1 | 02/09 al 30/09 (29 días) | Ítem extra en la factura del 01/10 |
No desactive y vuelva a activar la facturación para corregir la fechaDesactivar la facturación del cliente borra el registro de hasta qué fecha se facturó, que es justamente lo que permite generar el ítem extra. Si lo hace, los días pendientes dejan de cobrarse automáticamente y debe cargarlos a mano mediante la factura inicial.
Si ya desactivó la facturación, revise el aviso "La factura inicial no ha sido generada" en el contrato para cobrar esos días. Encontrará el detalle en Activar facturación.
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Updated 2 days ago