Colombia

Proceso para facturación electrónica

Para que se pueda facturar electrónicamente se debe contratar los servicios de un proveedor electrónico, en Colombia estamos integrados con The Factory HKA.

Dian no exige que las facturas lleven los requisitos establecidos en el CRC, por lo que The Factory no las realiza con ese formato. Pero las facturas que se generan en Wispro (y que contienen todos los datos legales exigidos por DIAN), sí cumplen también con los requisitos del CRC.

1. Registro y habilitación en DIAN

El primer paso en la habilitación de la facturación electrónica es el registro y la habilitación en la DIAN. Tenga en cuenta que tiene que solicitar el aplicativo MUISCA. Esto lo hace desde la web de DIAN Temas de interés > Factura electrónica > Habilitación.

Una vez habilitado vuelva a la plataforma y acceda a su cuenta desde Temas de interés > Factura electrónica > Facturando Electrónicamente. Luego diríjase al apartado Participantes > Facturador.

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Una vez dentro y registrado como "facturador" se le solicitará que configure los siguientes campos de Facturador electrónico:

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También deberá configurar los modos de operación.

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ATENCIÓN

Seleccione THE FACTORY HKA en el nombre de la empresa o proveedor.

Rangos de prueba

Si hace clic en la opción "Rangos de prueba", se mostrará la información que posteriormente deberá configurar en Wispro.

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En primera instancia, la DIAN entrega estos rangos de prueba para realizar algunos test antes de pasar a producción.

Conserve estos datos así como el testSetId (que figura en el resumen de documentos recibidos y aceptados) para cargarlos en Factory HKA.

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2. The Factory HKA

El segundo paso en la habilitación de la facturación electrónica es gestionar el alta con el proveedor de servicios de facturación electrónica para Colombia.

Recuerde que la empresa con la que se integrará se llama THE FACTORY HKA COLOMBIA.

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PASOS EN VIDEO

Los pasos para poder configurar y dar de alta HKA son los que se visualizan en la siguiente imagen. Le sugerimos prestar particular atención a los mismos para poder finalizar el proceso exitosamente.

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Puede acceder a su sitio web y crear su cuenta en: https://demofactura.thefactoryhka.com.co/

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La empresa elegida se encuentra debidamente autorizada por la DIAN. Ellos también gestionarán su certificado digital sin costo.

Datos de contacto de la empresa:

THE FACTORY HKA COLOMBIA S.A.S
Representante comercial:
Rubén Blanco
Tel. +57 317 4036973
+57 318 5024419
[email protected]
Av. Cll 80 No.69 – 70 Bodega 20
Bogotá D.C
www.thefactoryhka.com.co

3. Establecimientos, secuenciales y responsabilidades (The Factory HKA)

Establecimientos

Una vez que tenga acceso a su cuenta, deberá dirigirse al apartado que se muestra en la imagen a continuación para crear un establecimiento y configurarlo con los datos personales de su organización.

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Secuenciales

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IMPORTANTE

Se debe realizar la carga de secuenciales para las credenciales de habilitación y luego para las de producción. Es decir, este proceso se debe realizar dos veces.

La numeración secuencial que configurará es la que previamente gestionó con la DIAN.

Para agregar la numeración secuencial, diríjase al siguiente apartado:

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Al momento de crear la secuencia numérica, dentro de "Tipo de servicio" seleccione la opción "Servicio de Integración 2.1". En "Modalidad de uso para secuencial", seleccione la opción "Manual Sin Prefijo".

En el campo "Tipo de ambiente", primero deberá seleccionar "Habilitación" para poder enviar el set de pruebas. Una vez aceptado el set de pruebas, deberá crear los secuenciales seleccionando "Producción 2.1".

Tenga en cuenta que el número de resolución, prefijo, rango, fecha y clave son datos que se entregan cuando gestiona la numeración con la DIAN.

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El secuencial provisto por la DIAN es con el prefijo SETT.

Con los mismos datos, deberá crear dos secuenciales más: uno con el prefijo CETT para notas de crédito y uno con el prefijo DETT para notas de débito.

Una vez realizada la configuración, debería mostrarse en su pantalla de la siguiente manera:

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Responsabilidades

Asimismo, deberá configurar algunos parámetros en los datos fiscales de su cuenta. Para hacerlo, diríjase al siguiente apartado:

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En la opción de "Datos fiscales/ Información Adicional/Responsabilidades" debe quitar las responsabilidades, debido a que la DIAN no las soporta:

  1. O-47 Régimen Simple de Tributación – SIMPLE.
  2. O-48 Impuesto sobre las ventas.
  3. O-49 No responsable de IVA.
  4. O-52 Facturador electrónico.
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ATENCIÓN

El proceso antes descrito se realiza en fase DEMO, por lo que una vez que terminen deberán contactarse con HKA para que lo pase a AMBIENTE DE PRODUCCIÓN.
Para esto, deberá enviar un mail a [email protected] solicitando la puesta en producción.
Cuando HKA confirme la solicitud, les enviará las credenciales de acceso para acceder a https://factura21.thefactoryhka.com.co/ y podrán finalizar el proceso de vinculación con Wispro.

4. Razón social y numeración DIAN (Wispro)

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ATENCIÓN

Es importante que cree los secuenciales de habilitación en el portal de The Factory HKA antes de seguir los pasos desarrollados en esta sección.

Tiene que crear una razón social como Régimen Común. Para realizar esta acción, el sistema le solicitará el NIT, así como el token empresa y el token password provisto por The Factory HKA.

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ATENCIÓN

Es importante que estos datos sean los de PRODUCCIÓN, debido a que en Habilitación y Producción se utilizan los mismos datos.

Luego de crear la razón social, verá un botón para verificar su cuenta. Este proceso se realiza corroborando que los datos de acceso son correctos. Posteriormente, se enviará el set de pruebas de manera automática.

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Pase a producción

Luego de unos minutos de haber presionado el botón de "VERIFICAR", podrá ver las facturas y las notas de crédito y débito impactando en el portal de The Factory HKA.

Si observa que los documentos son rechazados, esto significa que hubo algún problema en la configuración.

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IMPORTANTE: ERRORES

Si al cargar los secuenciales aparecen errores o problemas en el portal, consulte las guías oficiales de la DIAN:

Guía de factura electrónica

Guía de problemas de usuario

Luego de que la DIAN acepte las pruebas, le será posible observar en su pantalla el siguiente detalle:

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A continuación, deberá crear la numeración y los secuenciales correspondientes en el portal de la DIAN, en The Factory HKA y también en Wispro.

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5. Configuración de personas jurídicas en Wispro

En caso que vaya a generar facturación a personas jurídicas. HKA nos solicita que indique el tipo Responsabilidad Fiscal de la persona jurídica a la que le va a facturar.

Esto deberá configurarlo en el apartado Clientes > Editar > Facturación. En caso de que no entre en ninguna de las responsabilidades listadas, seleccione "No responsable - Otros"

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