Para facturar electrónicamente con Wispro tiene 2 opciones:

• The Factory HKA y DIAN
• Siigo y DIAN

Consulte el proceso en cada una de sus guías de usuario.

Facturación electrónica para Colombia con HKA (The Factory HKA)

Para que se pueda facturar electrónicamente se debe contratar los servicios de un proveedor electrónico, en Colombia estamos integrados con The Factory HKA.

Dian no exige que las facturas lleven los requisitos establecidos en el CRC, por lo que The Factory no las realiza con ese formato. Pero las facturas que se generan en Wispro (y que contienen todos los datos legales exigidos por DIAN), sí cumplen también con los requisitos del CRC.

1. Registro y habilitación en DIAN

El primer paso en la habilitación de la facturación electrónica es el registro y la habilitación en la DIAN. Tenga en cuenta que tiene que solicitar el aplicativo MUISCA. Esto lo hace desde la web de DIAN Temas de interés > Factura electrónica > Habilitación.

Una vez habilitado vuelva a la plataforma y acceda a su cuenta desde Temas de interés > Factura electrónica > Facturando Electrónicamente. Luego diríjase al apartado Participantes > Facturador.

Una vez dentro y registrado como "facturador" se le solicitará que configure los siguientes campos de Facturador electrónico:

También deberá configurar los modos de operación.

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ATENCIÓN

Seleccione THE FACTORY HKA en el nombre de la empresa o proveedor.

Rangos de prueba en la Dian para facturación electrónica

Si hace clic en la opción "Rangos de prueba", se mostrará la información que posteriormente deberá configurar en Wispro.

En primera instancia, la DIAN entrega estos rangos de prueba para realizar algunos test antes de pasar a producción.

Conserve estos datos así como el testSetId (que figura en el resumen de documentos recibidos y aceptados) para cargarlos en Factory HKA.

2. The Factory HKA configuracion y pasos

El segundo paso en la habilitación de la facturación electrónica es gestionar el alta con el proveedor de servicios de facturación electrónica para Colombia.

Recuerde que la empresa con la que se integrará se llama THE FACTORY HKA COLOMBIA.

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PASOS EN VIDEO

• Wispro Webinar | Proceso completo para facturar con DIAN vía The Factory HKA

Los pasos para poder configurar y dar de alta HKA son los que se visualizan en la siguiente imagen. Le sugerimos prestar particular atención a los mismos para poder finalizar el proceso exitosamente.

Puede acceder a su sitio web y crear su cuenta en: https://demofactura.thefactoryhka.com.co/

La empresa elegida se encuentra debidamente autorizada por la DIAN. Ellos también gestionarán su certificado digital sin costo.

Datos de contacto de la empresa:

THE FACTORY HKA COLOMBIA S.A.S
Representante comercial:
Rubén Blanco
Tel. +57 317 4036973
+57 318 5024419
[email protected]
Av. Cll 80 No.69 – 70 Bodega 20
Bogotá D.C
www.thefactoryhka.com.co

3. Establecimientos, secuenciales y responsabilidades (The Factory HKA)

Establecimientos

Una vez que tenga acceso a su cuenta, deberá dirigirse al apartado que se muestra en la imagen a continuación para crear un establecimiento y configurarlo con los datos personales de su organización.

Secuenciales

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IMPORTANTE

Se debe realizar la carga de secuenciales para las credenciales de habilitación y luego para las de producción. Es decir, este proceso se debe realizar dos veces.

La numeración secuencial que configurará es la que previamente gestionó con la DIAN.

Para agregar la numeración secuencial, diríjase al siguiente apartado:

Al momento de crear la secuencia numérica, dentro de "Tipo de servicio" seleccione la opción "Servicio de Integración 2.1". En "Modalidad de uso para secuencial", seleccione la opción "Manual Sin Prefijo".

En el campo "Tipo de ambiente", primero deberá seleccionar "Habilitación" para poder enviar el set de pruebas. Una vez aceptado el set de pruebas, deberá crear los secuenciales seleccionando "Producción 2.1".

Tenga en cuenta que el número de resolución, prefijo, rango, fecha y clave son datos que se entregan cuando gestiona la numeración con la DIAN.

El secuencial provisto por la DIAN es con el prefijo SETT.

Con los mismos datos, deberá crear dos secuenciales más: uno con el prefijo CETT para notas de crédito y uno con el prefijo DETT para notas de débito.

Una vez realizada la configuración, debería mostrarse en su pantalla de la siguiente manera:

Responsabilidades

Asimismo, deberá configurar algunos parámetros en los datos fiscales de su cuenta. Para hacerlo, diríjase al siguiente apartado:

En la opción de "Datos fiscales/ Información Adicional/Responsabilidades" debe quitar las responsabilidades, debido a que la DIAN no las soporta:

1. O-47 Régimen Simple de Tributación – SIMPLE.
2. O-48 Impuesto sobre las ventas.
3. O-49 No responsable de IVA.
4. O-52 Facturador electrónico.

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ATENCIÓN

El proceso antes descrito se realiza en fase DEMO, por lo que una vez que terminen deberán contactarse con HKA para que lo pase a AMBIENTE DE PRODUCCIÓN.
Para esto, deberá enviar un mail a [email protected] solicitando la puesta en producción.
Cuando HKA confirme la solicitud, les enviará las credenciales de acceso para acceder a https://factura21.thefactoryhka.com.co/ y podrán finalizar el proceso de vinculación con Wispro.

4. Razón social y numeración DIAN (Wispro)

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ATENCIÓN

Es importante que cree los secuenciales de habilitación en el portal de The Factory HKA antes de seguir los pasos desarrollados en esta sección.

Tiene que crear una razón social como Régimen Común. Para realizar esta acción, el sistema le solicitará el NIT, así como el token empresa y el token password provisto por The Factory HKA.

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ATENCIÓN

Es importante que estos datos sean los de PRODUCCIÓN, debido a que en Habilitación y Producción se utilizan los mismos datos.

Luego de crear la razón social, verá un botón para verificar su cuenta. Este proceso se realiza corroborando que los datos de acceso son correctos. Posteriormente, se enviará el set de pruebas de manera automática.

Pase a producción

Luego de unos minutos de haber presionado el botón de "VERIFICAR", podrá ver las facturas y las notas de crédito y débito impactando en el portal de The Factory HKA.

Si observa que los documentos son rechazados, esto significa que hubo algún problema en la configuración.

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IMPORTANTE: ERRORES

Si al cargar los secuenciales aparecen errores o problemas en el portal, consulte las guías oficiales de la DIAN:

Guía de factura electrónica

Guía de problemas de usuario

Luego de que la DIAN acepte las pruebas, le será posible observar en su pantalla el siguiente detalle:

A continuación, deberá crear la numeración y los secuenciales correspondientes en el portal de la DIAN, en The Factory HKA y también en Wispro.

5. Configuración de personas jurídicas en Wispro

En caso que vaya a generar facturación a personas jurídicas. HKA nos solicita que indique el tipo Responsabilidad Fiscal de la persona jurídica a la que le va a facturar.

Esto deberá configurarlo en el apartado Clientes > Editar > Facturación. En caso de que no entre en ninguna de las responsabilidades listadas, seleccione "No responsable - Otros"

Facturación electrónica para Colombia con Siigo

Siigo es un sistema administrativo y contable de Colombia, que permite integrar la facturación electrónica con todos los requisitos exigidos por la DIAN.

Integración con Siigo

Primero se debe configurar la facturación electrónica en la plataforma de Siigo Nube, para esto es necesario tener una licencia Siigo Nube (Profesional Independiente/Emprendedor/Premium).

El equipo de Siigo lo apoyará en el proceso si tiene dudas. Contacto con soporte de Siigo

Pasos para configurar la facturación electrónica

Todas las indicaciones se realizan en la plataforma de Siigo Nube, interactuando con la DIAN. Conózcalas en el siguiente video: Paso a paso facturación electrónica

Si lo prefiere puede consultar de a un paso:

1. Define el perfil de la organización
2. Activa tu certificado digital
3. Realiza tu proceso de set de pruebas
4. Sincroniza tu resolución de facturación
5. Configura tu factura de venta electrónica
6. Inicia a facturar electrónicamente

Configuración de Siigo

Luego de estos pasos, diríjase a la plataforma de Siigo ingrese con sus credenciales y deberá crear 3 configuraciones:

• Producto/Servicio
• Tipo de comprobante de factura
• Comprobante de nota de crédito

Estos parámetros serán utilizados por Wispro para la emisión de la factura electrónica.

Crear Producto/Servicio

Video acerca de cómo crear un producto/servicio

En la página principal cliquee el botón Crear > Catálogos > Producto/ Servicio. Complete lo requerido y en el apartado de Nuevo Producto/Servicio > Tipo seleccione Servicio:

Luego se le pedirá completar "Datos básicos":

• Grupo de inventario: recomendamos utilizar un grupo de inventario existente en Siigo nube (existen inventarios por defecto).
• Código: ingresar un código para identificar el servicio.
• Nombre del producto/servicio: ingresar un nombre descriptivo de su servicio.
• Impuesto a cargo: seleccionar “sin impuesto”.

Verificación de tipo de comprobante de factura

Durante el paso 5 Configura tu factura de venta electrónica, se creó el tipo de comprobante de "Factura electrónica de venta". Verifique que la factura tenga la siguiente configuración en el inicio de Siigo: Configuración (⚙️) >Transacciones > Comprobantes > Documento soporte > Editar.

Pasos para editar la configuración de documento soporte

Configuración/Edición

En uso: ✅
Usar como documento electrónico: ✅
Numeración automática: ✅
Incluir decimales: ✅
Habilitar centros de costos: ⬜
Activar vendedores por ítem: ⬜
Tipo de descuento por ítem: Porcentaje
Habilitar ReteIVA: ⬜
Habilitar ReteICA: ⬜
Habilitar Autorretención: ⬜
Habilitar copagos/anticipos: ⬜

A continuación vistas de ejemplo:

Verificación de comprobante de nota de crédito

También desde Configuración (⚙️) >Transacciones > Comprobantes > Documento soporte > Editar puede verificar la configuración de la Nota de crédito electrónica.

Pasos para editar la configuración de documento soporte

Configuración/Edición

En uso: ✅
Usar como documento electrónico: ✅
Numeración automática: ✅
Habilitar centro de costo: ⬜
Incluir decimales: ✅
Activar vendedores por ítem: ⬜
Habilitar ReteIVA: ⬜
Habilitar ReteICA: ⬜
Habilitar Autorretención: ⬜

Vistas de ejemplo:

Configurar montos de facturación como valores netos

Siigo realiza redondeos de decimales para calcular los montos totales de cada factura, por esto es necesario que en Wispro se usen los montos como valores netos.

Desde Wispro, menú Facturación > Parámetros > Configuración de la facturación, se debe activar activar el selector de "Usar montos de facturación como valores netos".

❗️

Sin la activación de "Usar montos de facturación como valores netos", no podrá integrar Siigo.

Crear la razón social desde Wispro

Luego de configurar los valores netos, es necesario que cree una razón social como Régimen Común. Diríjase al menú Facturación > Razones sociales > botón Crear nueva razón social. Complete los datos de Información general y en el apartado de Información fiscal, campo de Condición de IVA, seleccione Régimen común.

Para continuar con la creación de la razón social, el sistema le solicitará el NIT, Usuario API y Access Key provisto por Siigo. Proceso para obtenerlos: https://siigonube.portaldeclientes.siigo.com/basedeconocimiento/credenciales-api/

Luego de crear la razón social se debe corroborar que los datos de acceso sean correctos. Cliquee el botón de Configurar Siigo:

Al cliquearlo, se abrirá una ventana para seleccionar:

• Cuál es el producto/servicio
• El tipo de comprobante de factura
• El comprobante de nota de crédito

Estos datos se usarán para la facturación electrónica, luego de todos estos pasos y cliquear "Actualizar", la razón social quedará verificada. Vista de ejemplo:

Configuración del cliente en Wispro

Desde el menú Clientes > (selección de cliente) Editar > Facturación > campo Razón social, debe seleccionar el nombre de la razón social que creó para la integración con Siigo.

En la pestaña "Detalles de pago" podrá elegir entre las formas de pago disponibles. Estas son creadas desde la plataforma de Siigo nube. Cómo crear formas de pago

Creación de impuestos desde Siigo

En caso de que la factura que se mandó a emitir desde Wispro, tenga algún impuesto no creado en Siigo, se deberá crear el impuesto para poder finalizar la emisión. Cómo crear impuestos

Las facturas se generan sin impuestos de retenciones, y por el momento sólo se pueden usar impuestos del tipo IVA e Impoconsumo (ICO).

Pasarelas de pago

Conozca el listado de pasarelas de pago por país y consulte aquella que le interese:

Pasarelas de pago Wispro

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