Activar facturación

Configuraciones previas

Antes de habilitar la facturación en los clientes, asegurate de tener correctamente configurados los siguientes parámetros:

• Razón social (o regimen): debe estar registrada para que las facturas se emitan con los datos fiscales correctos.
• Perfiles de facturación: verificá que cada contrato tenga asignado el perfil de facturación correspondiente.
• Periodo de facturación: El sistema ofrece la posibilidad de seleccionar un período personalizado para generar las facturas a los clientes. Este valor se configura en el perfil del cliente
• Planes: confirmá que no existan planes con precio $0, ya que esto puede generar errores al emitir facturas.

Una vez completadas estas configuraciones, podrás continuar con la guía de activación de facturación. Allí se explica en detalle cómo habilitar el módulo para que el sistema genere las facturas de manera automática y periódica en los contratos.

Esquema de facturación

Existen 4 modelos importantes para el módulo de facturación:

• Planes
• Cliente
• Contratos
• Perfil de facturación

Planes

Se deben configurar los siguientes parámetros:

• Precio: es el valor por facturar en cada período de facturación. Se puede modificar en contratos específicos.
• Frecuencia: es la duración del período por facturar (mensual, bimestral, trimestral, etc.).
• Precio de Instalación: sirve para cobrar la instalación por un nuevo servicio (explicado en la Generación de la factura inicial).
• Códigos de productos: todos los ítems de las facturas pueden tener un código de producto (opcional y único) para identificarlos. Sólo son funcionales para quienes utilicen facturación por medio de API.

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IMPORTANTE

Las opciones de "Propagar cambio" deben estar activas para que los cambios realizados en el plan se propaguen a los contratos asociados.

Cliente

Aquí se configura la forma en la que se le realizará la facturación a un cliente. La forma de facturar al cliente recaerá en TODOS sus contratos asociados. No es posible facturar diferentes contratos de un cliente que tenga diferentes razones sociales. Si este es el caso se deberá crear otro cliente.

• Facturación: permite habilitar o deshabilitar la facturación.
• Informar después de pagar: permite habilitar la opción de que la factura se genere primeramente a modo de "comprobante" y que se informe luego de dicho comprobante se le cree el pago.
• Estado automático: permite al sistema modificar el estado del contrato dependiendo de si superó los vencimientos o no (esto también depende de la configuración del perfil de facturación).
• Razón social: es la razón social con la que se facturará cada uno de los períodos.
• Tipo de factura o comprobante: es el tipo de factura o comprobante que se generará.
• Ciclo de facturación comienza el día: establece qué día inicia la facturación para cada uno de los períodos. A partir de ese día se calculan vencimientos.
• Número de identificación tributaria: este dato es requerido según las regulaciones de cada país, la razón social, la condición de IVA y el tipo de factura seleccionado.
• Impuesto: impuesto que recae sobre la condición de IVA.

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Contrato > Facturación

El contrato es el valor que el sistema facturará en cada período correspondiente.

En el contrato se deben configurar los siguientes parámetros:

• Precio: por defecto toma el valor del plan, pero se puede reescribir para casos concretos.
• Frecuencia: por defecto toma el valor del plan, pero se puede reescribir para casos concretos.
• Perfil: el perfil de facturación con el que desea facturar el contrato.

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ATENCIÓN En caso de tener un contrato con un precio distinto al de su plan, cuando se realice un cambio en el plan y la propagación esté activa, el sistema automáticamente pisará todos los precios en el modelo de los contratos con ese plan asociado.

Una vez creado el contrato, el sistema generará la primera factura recién el "próximo período".

La tabla a continuación ilustra una serie de casos para ejemplificar el funcionamiento:

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Cuando se active la facturación a un cliente, el sistema siempre generará la primera factura al siguiente período. Este comportamiento NO se puede modificar.

Generación de la factura inicial

Una vez activada la facturación, observará desde el apartado contratos que el sistema muestra una alerta: "La factura inicial no ha sido generada" y le da la opción para generar una factura inicial o cancelarla. Esto funciona así para que tenga la posibilidad de cobrarle al cliente los días que tuvo servicio y que el sistema no facturó de manera automática.

Por ejemplo, en el caso de la penúltima fila de la tabla, hay 28 días en los que el cliente tuvo servicio pero no fueron cobrados. Aquí es donde entra en juego la factura inicial.

Para solventar la situación, en este caso se le creará al contrato una factura inicial, desde el 03/01/2025 hasta el 31/01/2025. Automáticamente, el sistema auto completará el proporcional de días con el precio fijado en el contrato y la cantidad de días especificados en el período. Además, se podrá agregar un monto de instalación en caso de que lo necesite. Este se especifica en el plan del contrato.

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Es importante tener en cuenta que esta es una factura periódica. Esto significa que se ve afectada por los vencimientos configurados en el perfil de facturación.

En caso de no querer una factura inicial en el contrato recién creado, haga clic sobre el botón de cancelar la factura inicial para que no se muestre más la alerta.