Activar facturación

Configuraciones previas

Para activar la facturación en los clientes, es necesario primero haber configurado los siguientes parámetros:

  • Razón social (o régimen).
  • Perfiles de facturación: verifique que los contratos tengan asociado el perfil de facturación correcto.
  • Planes: verifique que no haya ningún plan con precio 0.

Para más información sobre estos campos, consulte la guía de Configuración del período de facturación.

Una vez realizadas las configuraciones, proceda siguiendo las indicaciones de la guía. Allí se explica en detalle cómo activar el módulo de facturación para que el sistema empiece a generar las facturas de manera periódica para sus contratos.

Esquema de facturación

Existen 4 modelos importantes para el módulo de facturación:

  • Planes.
  • Cliente.
  • Contratos.
  • Perfil de facturación.

Planes

Se deben configurar los siguientes parámetros:

  • Precio: es el valor por facturar en cada período de facturación. Se puede modificar en contratos específicos.
  • Impuesto: en caso de que al precio del servicio se le quiera agregar un impuesto, es posible hacerlo con este campo. Es opcional.
  • Precio de Instalación: sirve para cobrar la instalación por un nuevo servicio. (Esta acción se explicará en Generación de la factura inicial).
  • Impuesto de Instalación: es un impuesto que recae sobre el precio de instalación. Es opcional. (Esta acción se explicará en Generación de la factura inicial). ESTE ÍTEM NO SE EXPLICA MÁS ADELANTE, SOLO SE EXPLICA EL MONTO POR INSTALACIÓN.
  • Frecuencia: es la duración del período por facturar (mensual, bimestral, trimestral, etc.).
  • Códigos de productos: Todos los ítems de las facturas pueden tener un código de producto (opcional y único) para identificarlos. Solo son funcionales para quienes utilicen facturación por medio de API.

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IMPORTANTE

Las opciones de propagar cambios deben estar activas para que los cambios realizados en el plan se propaguen a los contratos asociados.

Cliente

Aquí se configura la forma en la que se le realizará la facturación a un cliente. La forma de facturar al cliente recaerá en TODOS sus contratos asociados. No es posible facturar diferentes contratos de un cliente que tenga diferentes razones sociales. Si este es el caso se deberá crear otro cliente.

  • Facturación: permite habilitar o deshabilitar la facturación.
  • Generar la facturar el día: establece qué día inicia la facturación para cada uno de los períodos. A partir de ese día se calculan vencimientos.
  • Estado automático: permite al sistema modificar el estado del contrato dependiendo de si superó los vencimientos o no (esto también depende de la configuración del perfil de facturación).
  • Razón social: es la razón social con la que se facturará cada uno de los períodos.
  • Tipo de factura o comprobante: es el tipo de factura o comprobante que se generará.
  • Impuesto: impuesto que recae sobre la condición de IVA.
  • Número de identificación tributaria: este dato es requerido según las regulaciones de cada país, la razón social, la condición de IVA y el tipo de factura seleccionado.

Contratos

El contrato es el valor que el sistema facturará en cada período correspondiente.

En el contrato se deben configurar los siguientes parámetros:

  • Precio: por defecto toma el valor del plan, pero se puede reescribir para casos concretos.
  • Frecuencia: por defecto toma el valor del plan, pero se puede reescribir para casos concretos.
  • Perfil.

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ATENCIÓN

En caso de tener un contrato con un precio distinto al de su plan, cuando se realice un cambio en el plan y la propagación esté activa, el sistema automáticamente pisará todos los precios en el modelo de los contratos con ese plan asociado.

Una vez creado el contrato, el sistema generará la primera factura recién el próximo período.

La tabla a continuación ilustra una serie de casos para ejemplificar el funcionamiento:

Fecha de inicio de período

Fecha actual

Próximo período

5

03/01/2019

05/01/2019

10

03/01/2019

10/01/2019

1

03/01/2019

01/02/2019

20

03/01/2019

20/01/2019

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IMPORTANTE

Cuando se active la facturación a un cliente, el sistema siempre generará la primera factura al siguiente período. Este comportamiento NO se puede modificar.

Generación de la factura inicial

Una vez activada la facturación, observará que el sistema muestra una alerta: "La factura inicial no ha sido generada" y le da la opción para generar una factura inicial o cancelarla. Esto funciona así para que tenga la posibilidad de cobrarle al cliente los días que tuvo servicio y que el sistema no facturó de manera automática.

Por ejemplo, en el caso de la penúltima fila de la tabla, hay 28 días en los que el cliente tuvo servicio pero no fueron cobrados. Aquí es donde entra en juego la factura inicial.

Para solventar la situación, en este caso se le creará al cliente una factura inicial, desde el 03/01/2019 hasta el 31/01/2019. Automáticamente, el sistema autocompletará el proporcional de días con el precio fijado en el contrato y la cantidad de días especificados en el período. Además, se podrá agregar un monto de instalación en caso de que lo necesite. Este se especifica en el plan del contrato.

Es importante tener en cuenta que esta es una factura periódica. Esto significa que se ve afectada por los vencimientos configurados en el perfil de facturación.

En caso de no querer una factura inicial en el contrato recién creado, haga clic sobre el botón de cancelar la factura inicial para que no se muestre más la alerta.

Factura de servicio

Con la sección factura de servicio, se pueden generar manualmente facturas periódicas en cualquier momento.

Por ejemplo, si por error se borra la factura que generó el sistema por el período de un contrato, con la factura de servicio se podrá crear otra factura con las mismas características (monto, período y vencimientos).

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