Activar facturación

La facturación permite que Wispro genere facturas automáticas y periódicas para los contratos, según la configuración definida en planes, cliente, contratos y perfil de facturación.

Antes de empezar: Configuraciones previas

Antes de habilitar la facturación en los clientes, es importante confirmar que estos puntos estén configurados:

• Razón social (o regimen): necesaria para emitir facturas con los datos fiscales correctos.
• Perfiles de facturación: cada contrato debe tener asignado su perfil correspondiente.
• Periodo de facturación: se puede definir un período personalizado y se configura en el perfil del cliente.
• Planes: se recomienda verificar que no existan planes con precio $0, ya que esto puede generar errores al emitir facturas

Cómo se organiza la facturación en Wispro

Wispro se apoya en 4 elementos principales: Planes, Cliente, Contratos y Perfil de facturación.

• Planes
• Cliente
• Contratos
• Perfil de facturación

1) Planes

En el plan se definen parámetros base del servicio:

• Precio: valor a facturar en cada período (puede modificarse en contratos específicos)
• Frecuencia: duración del período a facturar (mensual, bimestral, etc.).
• Precio de Instalación: permite cobrar instalación (se utiliza en la Generación de la factura inicial).
• Códigos de productos: opcional y único por ítem; se utiliza únicamente en casos de facturación por API.

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Importante

las opciones de Propagar cambio deben estar activas para que los cambios del plan se apliquen en los contratos asociados. Deben tener en cuenta que si existen planes con valores particulares, también serán modificados al aplicar cambios.

2) Cliente

En el cliente se define cómo se facturará y esta configuración se aplica a todos los contratos asociados. Para ello debe ingresar al apartado "clientes > editar el cliente y abrir la ventana facturación"

• Facturación: permite habilitar o deshabilitar la facturación.
• Informar después de pagar: genera primero un comprobante y la factura se informa luego de crear el pago
• Estado automático: permite que el sistema cambie el estado del contrato según vencimientos (también depende del perfil de facturación)
• Razón social: razón social con la que se facturarán los períodos.
• Tipo de factura o comprobante: es el tipo de factura o comprobante que se generará.
• Ciclo de facturación comienza el día: establece qué día inicia la facturación para cada uno de los períodos. A partir de ese día se calculan vencimientos.
• Número de identificación tributaria: este dato es requerido según las regulaciones de cada país, la razón social, la condición de IVA y el tipo de factura seleccionado.
• Impuesto: impuesto que recae sobre la condición de IVA.

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Aclaración importante

Aclaración importante: no es posible facturar contratos de un mismo cliente con razones sociales diferentes. Si se requiere esa separación, se debe crear otro cliente.

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3) Contrato > Facturación

El precio configurado en el contrato es el valor que el sistema facturará en cada período correspondiente.

En el contrato se deben configurar los siguientes parámetros:

• Precio: por defecto toma el valor del plan, pero se puede reescribir para casos concretos.
• Frecuencia: por defecto toma el valor del plan, pero se puede reescribir para casos concretos.
• Perfil: el perfil de facturación con el que desea facturar el contrato.

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ATENCIÓN En caso de tener un contrato con un precio distinto al de su plan, cuando se realice un cambio en el plan y la propagación esté activa, el sistema automáticamente pisará todos los precios en el modelo de los contratos con ese plan asociado.

Una vez creado el contrato, el sistema generará la primera factura recién el "próximo período".

La tabla a continuación ilustra una serie de casos para ejemplificar el funcionamiento:

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Cuando se active la facturación a un cliente, el sistema siempre generará la primera factura al siguiente período. Este comportamiento NO se puede modificar.

4) Generación de la factura inicial

Una vez activada la facturación, observará desde el apartado contratos que el sistema muestra una alerta: "La factura inicial no ha sido generada" y le da la opción para generar una factura inicial o cancelarla. Esto funciona así para que tenga la posibilidad de cobrarle al cliente los días que tuvo servicio y que el sistema no facturó de manera automática.

Por ejemplo, en el caso de la penúltima fila de la tabla, hay 28 días en los que el cliente tuvo servicio pero no fueron cobrados. Aquí es donde entra en juego la factura inicial.

Para solventar la situación, en este caso se le creará al contrato una factura inicial, desde el 03/01/2025 hasta el 31/01/2025. Automáticamente, el sistema auto completará el proporcional de días con el precio fijado en el contrato y la cantidad de días especificados en el período. Además, se podrá agregar un monto de instalación en caso de que lo necesite. Este se especifica en el plan del contrato.

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Es importante tener en cuenta que esta es una factura periódica. Esto significa que se ve afectada por los vencimientos configurados en el perfil de facturación.

En caso de no querer una factura inicial en el contrato recién creado, haga clic sobre el botón de cancelar la factura inicial para que no se muestre más la alerta.